Eficiencia del Personal y Gestión de Reuniones

Comprensión de uno mismo y de los demás

• Entender que al solicitar la asistencia de otros a una reunión, estamos imponiendo nuestra lista de prioridades.
• ¿Qué nos lleva a comportarnos como lo hacemos?
• ¿Somos conscientes de cómo nuestro comportamiento afecta a los demás? ¿Siempre responden como queremos o como deberían? Si no es así, ¿por qué…?

Proceso para la gestión de reuniones

• ¿Por qué es necesaria una reunión; cuáles son las alternativas existentes; son algunas de estas alternativas preferibles?
• El proceso para convocar, gestionar y prepararse para las reuniones:
  • Crear una agenda significativa que cubra los objetivos, los temas a tratar y los tiempos sugeridos.
  • Invitar únicamente a las personas adecuadas, ni más ni menos.
  • Gestionar la reunión: permitir solo contribuciones relevantes (pero diferenciando cuidadosamente entre lo relevante y lo irrelevante); mantenerse en la agenda; respetar el tiempo asignado.
  • Generar resultados: no necesariamente actas detalladas, pero al menos puntos de acción.
  • Organizar reuniones de seguimiento.

Participación en reuniones

• ¿Es necesario que asista a todas las reuniones a las que soy invitado?
• ¿Cómo decido si asistir o no a las reuniones?
• ¿Qué justificaciones tengo para declinar la asistencia?
• ¿Qué más puedo hacer durante una reunión en relación con los asistentes, el tema tratado y los tiempos?

Otros aspectos de eficiencia personal y gestión del tiempo

• Establecer objetivos —personales y profesionales— y cumplirlos.
• Priorización del trabajo
  • ¿Cómo decido qué tareas deben realizarse?
  • ¿Cómo priorizo estas actividades?
• Tiempo impuesto por otros: ¿mis colegas y subordinados trabajan para mí, o yo trabajo para ellos…?
• Ladrones de tiempo: ¿qué más me arrebata tiempo y qué puedo hacer al respecto?
  • Correos electrónicos.
  • Llamadas telefónicas.
  • Interrupciones no planificadas.
  • Actividades de desplazamiento: procrastinación…
  • Otras cosas…
• Delegación efectiva.
• Asertividad: buscar compromisos; aprender a decir "no" de manera eficaz.